『毎日一生懸命働いているけど残業ばっかりなんだよな…』
『仕事の効率を上げるためにはどうすればいいのかな』
皆様は毎日それなりに一生懸命仕事をこなしていると思います。
しかし、なかなか効率的に業務をこなしていけないという人はたくさんいると思います。
私はほぼ事務未経験で30歳で転職し、数年後には総務経理の部門長を任せられるまでになりました。
今日はそんな私が業務を早くこなすためにどのように仕事を進めていたかを書いていきたいと思います。
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私のこなしていた業務
私が働いていた会社は年中人手不足で、さらに仕事ができる人には容赦なく次から次へと業務が振られるような会社でした。
出世欲の強かった私はなんとか期待に応えられるように、与えられた仕事を滞りなく終わらせることに必死でした。
ざっと私がこなしていた仕事は、採用を始めとする総務業務、子会社の経理処理及び税理士対応、社内システムの導入、保険部門の部門長、新規プロジェクトの事務スキーム構築、既存客への送金業務etc…
それぞれ内容が異なっていたため、業務ごとに頭を切り替えるのが本当に大変でした。
ただこれだけの業務をこなしていましたが、ミスは少なく上司からの信頼は厚かったと自負しております。
新たな業務を振られた場合
突如として新たな業務を振られる場合ってありますよね。
日々業務を一生懸命こなしているのに、更に業務が増えると気が滅入ってしまう人もいるんじゃないでしょうか。
では既存の業務をこなしつつ、新たな業務をどう進めるればいいのでしょうか。
とりあえずやってみる
新たに業務を割り振られた際に、実際どのように考えるでしょうか。
『うわー、めんどい業務が増えたなぁ。でも既存の業務もあるし、とりあえず後回しにしちゃえ。』
ネガティブに捉えてしまうと、上記のような考えになってしまう人が多いのではないでしょうか。
ポジティブに考えると、『今まで経験したことがない業務だから、自分が成長できるチャンスだ！』なんてことになると思うのですが、私はそこまでポジティブに考えたことはなかったです。
私は『いやー、また業務増えたよ。既存の業務もあるし、新しい業務をさっさと終わらそう』って考えてました。
実際早かれ遅かれ業務を終わらせないといけないのは変わらないので、少しでも早く手がけることがおすすめです。
実際に手をつけたら半分終わったもの同然です。最初のとっかかりが大切なんですよね。
いきなり100％のものを作らない
人は誰しも仕事を任せられたら、100％の内容で上司に提出したいものですよね。
しかしながら、そんなのはほぼ不可能です。その上司が承認してくれたとしても、更に上の上司の承認がもらえるかもわかりません。
私なんて社長から承認もらっても経理部から不承認になったこともありますからね(笑)
つまりは、自分が如何に完璧だと思った資料を完成させても、見る人によって評価は全く違ってくるのです。
実際同じ人でも虫の居所によって結果が変わってくることもありますしね。そこらへんはいくら考えても答えなんて出てきません。
それであるならば70%の完成度でも、まずは一度上司に見せておくことが大切です。
もしかするとそもそも全く上司の意図していないものを作っている可能性もありますからね。
軌道修正は早めに行っておいたほうが、その後のリカバリーも早くできます。
指摘された事項に対しては100%に近い形で
上司に見せて、ダメだしされたところは100%の形で修正して持っていきましょう。
私は立場上、部下からの資料を承認することも多かったですが、上司として自分が指摘したところが意図したように修正されていなかったら、とてもがっかりします。
まあ、私の伝え方が悪かったのかなと反省もしますけど。逆に自分の意図以上のものを作って来た場合には、感動すら覚えます。
上司として公平に部下には接するように努力はしていますが、やはりそういう部下の方が仕事を教えていて気持ちがいいものです。
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単純作業を早く行うコツ
単純作業って頭はそんなに使うことはないんですけど、量が多いとそれだけで多くの時間を消費してしまいますよね。
私の会社でもけっこうな量の単純作業があり、内容としては封詰め作業や資料綴り、入力内容のチェックなどです。
なるべく手を動かさない
単純作業を早くするコツとしては、なんといってもなるべく手を動かす範囲を狭めることです。特に封詰めなどは机の上のポジションが重要になってきます。
封筒を表向きで置くのか裏で置くのかでも全く効率が違ってきます。
また、封筒に入れる紙を折る時でも、1枚ずつ折るのか、5枚くらいまとめて折るのかでもだいぶ変わってきます。
チェック作業は同じところを一気に行う
例えば契約情報をシステムにいれた時にチェックを行うとします。その際に、一契約一契約を順番にまんべんなくチェックするのはとても非効率です。
人の脳は、同じところを繰り返しチェックしたほうがミスを発見しやすくできています。
例えば、氏名なら氏名だけ、住所なら住所だけ、金額なら金額だけというふうにチェックしていきます。
まんべんなく一気に見ていると、判断材料が増えて、集中力の低下にも結びつきます。
一項目ずつチェックをしていくと、判断材料が一気に減るため、結果的に作業時間も短縮することができます。
仕事中のマインド
私は仕事中にそれほどモチベーションが高いわけではないですが、常に疑問を持って業務をこなしています。
仕事は最初どうしても形から教わることが多いと思いますが、私は教えられて一人でやる際に、常に理屈を考えつつ、今の方法が最善なのかを考えてきました。
そして、自分が考えた方法の方が優れていると思ったら、すぐに改善の提案を上司にしていました。
却下される場合もありますが、決して無駄ではなく、必死に考えた末にだした提案だったので、業務の理解度も格段と上がっています。
どうしてもデスクワークだと変化を嫌う傾向の人が多いように感じます。
確かに今まで慣れ親しんだものを変えるのには抵抗があると思います。しかし、変化は更に良い効率をもたらしてくれることも多々あります。
一時に苦労でその後の効率を手に入れられるなら、それに越したことはありません。
それは難しく考える必要はなく、簡単なところからでいいんです。
また、部下を抱える上司の人には、部下の提案を真摯に受け入れる柔軟さが必要です。
頭ごなしに否定していては、一向に職場環境は改善されません。
たとえ拙い提案であったとしても、しっかりいい部分は認めるようにしましょう。
一気に業務効率が上がるに越したことはありませんが、それはなかなか難易度が高いものです。
初めは少しずつ、残業を10分減らすでもいいんです。
小さい改善を積み重ねていけば、必ず効率はあがります。少しでも業務効率の改善を心がけて働いてみましょう。
おわりに
以上、業務を早くこなすためのコツを書いてみました。
それぞれ環境の違いはあるとは思いますが、少しでもヒントにしてもらえれば幸いです。
ノー残業を目指して、プライベートも充実させちゃいましょう！